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Die 10 Gebote des umsichtigen Mailens

Mai 13th, 2009 · Keine Kommentare

E-Mail ist für die meisten Menschen heutzutage so selbstverständlich, dass uns meist gar nicht mehr bewusst ist, was für ein phantastisches Kommunikationsmittel uns das Internet da beschert hat: schnell und unglaublich flexibel. Ob kurze Mitteilung, seitenlanger Text oder multimediale Daten – (fast) alles lässt sich per Mail versenden. Und das quasi kostenlos und rund um den Globus. Vielleicht der größte Vortei: Email ist einfach. Aber nicht idiotensicher. Weil es so einfach ist, haben sich schlechte Angewohnheiten eingeschlichen, die leider bei vielen mehr oder minder unbewusst zum Tragen kommen, und die den jeweiligen Mailpartnern mitunter das Leben ganz schön schwer machen können. Um dem ein wenig entgegenzusteuern kommen hier die:

Zehn Gebote des umsichtigen Mailens

1. Du sollst Deinen Einsatz bedenken

Das wichtigste und eigentlich alles umfassende Gebot. Es geht darum, vor dem Versenden einer Email sich zwei bis drei Gedanken zu Fragen zu machen wie: Wer ist eigentlich der Empfänger meiner Mail? Was weiß ich von ihm? Wie gut kennt er mich? Legt er Wert auf Formalitäten? Welche Informationen braucht mein Empfänger überhaupt? Wie kann ich meine Informationen mit einem möglichst sparsamen Einsatz von Ressourcen dennoch klar und deutlich rüberbringen?

2. Du sollst mit Datei-Anhängen bedacht umgehen

Grundsätzlich gilt: Man sollte Datei-Anhänge bei Emails möglichst meiden. Klar, das geht in ganz vielen Fällen nicht. Aber es geht öfter als viele denken. Ich bekomme sehr viele Mails mit einem relativ geringen Informationsgehalt, zum Beispiel: Einladungen zu Presseterminen, kurze Veranstaltungsankündigungen. Die spärlichen Infos aber sind nur zu oft in einer Word-Datei verpackt, angereichert mit mehren Megabyte großen Logos und womöglich noch nutzlosen eingebetteten Bildern. Nur um mir mitzuteilen, das dann und dann dort und dort etwas stattfindet landen ruck zuck  fünf, acht, zehn oder noch mehr MB in meinem Postfach. Womit ein Nachteil von Anhängen angesprochen ist: Sie fressen oft gewaltigen Speicherplatz. Aber es gibt noch mehr Gründe, die gegen sie sprechen: Sie kommen gerne mal in einem Format daher, das der Empfänger nicht öffnen kann. Sie sind potenzielle Quellen von Viren und anderem unerwünschten Zeug. Und: Sie stehlen Zeit. Oft genug hätte ich die Info schneller erfasst, als die jeweilige Software zum Öffnen des Anhangs braucht. Wem das reine Text-Format einer Mail zu karg ist und wer absolut nicht auf layoutete Informationsübermittlung verzichten will, der sollte wenigstens das pdf-Format verwenden. Das kann auf (fast) jedem PC mit (fast) jedem Betriebssystem gelesen werden und es bietet den Vorteil, dass der Inhalt nicht (bzw. nicht so leicht) verändert werden kann.

3. Du sollst die Betreffzeile (sinnvoll) ausfüllen

Ein triviales Gebot, aber von vielen sträflich missachtet. Manche schreiben gar nichts in die Betreffzeile, viele völlig belangloses Zeug. “Pressemitteilung” zum Beispiel – das ist, an einen Journalisten addressiert, wahrhaft nicht sehr erhellend. Eine aussagekräftige Betreffzeile hat vor allem zwei Vorteile: Zum einen erhöht sie die Chance, dass die Mail überhaupt oder (bei Leuten, die grundsätzlich jede Mail lesen) bevorzugt gelesen wird und im Zweifel ihr Inhalt besser hängen bleibt. Zum anderen hilft sie enorm beim Wiederfinden von Mails. Zwar bringen alle Mail-Programme Suchfunktionen mit, aber in der Regel schaut man ja doch die Mail-Liste erstmal “von Hand” durch. Und außerdem: Wer weiß schon immer, wonach er suchen muss?

4. Du sollst Deinem Email-Partner höflich begegnen

Muss man darauf eigentlich noch hinweisen? Man muss – das ist jedenfalls meine Erfahrung. Viele Zeitgenossen halten E-Mail für so ein modernes, superlockeres, informelles Kommunikationsmittel, dass sie jegliche Scheu verlieren. Da wird ungefragt geduzt, flapsig oder gar nicht gegrüßt, da wird in unvollständigen, mit Fehlern durchsetzten Sätzen herumgeraunzt oder einem nur ein stichwortartiges Informations-Gerippe vor die Füße geworfen. Klar, wer einem engen Freund, einer engen Freundin mailt, kann sich gerne mal gehen lassen. Aber nicht bei Menschen, die man nur wenig oder gar nicht kennt. Oft eine heikle Frage: Wie rede ich jemanden in einer Mail an? Wenn es sich um eine Antwort-Mail handelt, verwende ich in der Regel die Anrede, die an mich gerichtet wurde (also: Wer hallot, bekommt ein Hallo zurück). Muss ich den ersten Schritt gehen, verlasse ich mich bei Fremden in der Regel auf das alt bewährte “Sehr geehrte” – es kann ja im Verlauf des Austauschs noch intimer werden. Höflich ist auch: wenigstens ansatzweise auf Rechtschreibung und Interpunktion achten, in ganzen deutschen Sätzen schreiben, Abkürzungen und Jargon sparsam (oder gar nicht) verwenden, möglichst rasch auf eine Email antworten (es sei denn, es wird keine Antwort erwartet oder es sprechen trifftige Gründe dagegen), mit Ironie und Sarkasmus vorsichtig umzugehen und umgekehrt nicht gleich hinter jeder missverständlichen Formulierung eine Beleidigung zu vermuten. Immer daran denken: Das geschriebene Wort lässt oft jede Menge Raum für Missverständnisse. Und die Mail an den Chef mit tausend Smileys zu würzen, ist vielleicht auch nicht das Wahre.

5. Du sollst nicht unbedacht Unsinn versenden

Bestimmt kennen Sie auch diese Mails, mit oft gigantisch großen Anhängen, in denen in Form von Fotos, Videos, Power-Point-Präsentationen und was der Formate mehr sind, Kuriositäten von zweifelhafter humoristischer Qualität versendet werden. Die Absender kennt man oft nur flüchtig, sie haben halt einen großen Verteiler und wenn sie etwas für mitteilenswert halten, dann geht die Post ab – an den gesamten Familien- und Freundeskreis bis hin zu den flüchtigen Bekanntschaften, von denen man halt mal eine Email-Adresse im Adressbuch hat. Ich finde solche Mails ziemlich ärgerlich, denn ersten kann ich mit den meisten der derart präsentierten Witzchen wenig anfangen, zweitens verstopfen diese Mails das Postfach und drittens sind die Anhänge potenziell gefährlich – sie können Viren oder andere Computer-Schädlinge transportieren.  Sich selbst sollte man also vor dem Versenden fragen, ob der Empfänger der Mail mit dem Inhalt wirklich etwas anfangen kann. Und nicht per Streuschuss alles weiterverbreiten.

6. Du sollst die Namen der Empfänger prüfen

Eigentlich so trivial – und doch: Wie oft wird dieser Fehler immer noch gemacht. Mails an die “falschen” Personen zu schicken ist im günstigsten Fall peinlich, kann einen aber auch die Karriere kosten. Ich erinnere mich an einen Fall im Stuttgarter Rathaus, als ein direkt der Kulturbügermeisterin unterstellter Mitarbeiter Unfreundliches über seine Chefin per Mail verbreitete. Weil er nicht darauf geachtet hat, an wen alles die Post geht (nämlich auch an die Gescholtene selbst), fand er sich anschließend als Leiter des städtischen Wasserwerks wieder. Besonders tückisch sind Empfängergruppen und (halb)automatisierte Adressbücher der Mail-Software. Ich bekomme eigentlich jede Woche Mails, die nicht für mich bestimmt sind. Weil ich leider einen recht häufigen Nachnamen habe, den es auch in unserem Verlag insgesamt drei Mal gibt.

7. Du sollst die deutsche Rechtschreibung und Interpunktion ehren

Einen Vertipper nimmt niemand krumm. Aber Mails, die vor Fehlern nur so strotzen, machen einfach keinen guten Eindruck – und sind (siehe 4. Gebot) auch ein bisschen unhöflich. Ich signalisiere meinem Gegenüber damit, dass ich entweder die deutsche Sprache nicht beherrsche oder dass mein Email-Partner mir eigentlich so schnurz ist, dass ich mir nicht mal die Mühe mache, eine halbwegs fehlerfreie Botschaft an ihn abzusetzen. Grundsätzlich gilt: Je weniger ich den Empfänger kenne, desto mehr Mühe sollte ich mir machen. Auch Mails, in denen notorisch alles klein geschrieben wird, sind nicht so toll. Man kann über die deutsche Groß- und Kleinschreibung denken wie man will, aber es gibt sie nun mal – und es gibt gute Gründe dafür, sie dann auch zu beherzigen.

8. Du sollst Bilddateien gemäß ihres Einsatzzweckes versenden

Noch ein Gebot zum Thema sparsamer Umgang mit Speicherplatz-Ressourcen. Warum reite ich eigentlich so darauf herum, wo doch Speicherplatz und Bandbreite angeblich immer mehr, immer größer und immer billiger werden? Werden sie auch – aber die versendeten Datenmengen werden bekanntlich auch immer größer. Vor gerade mal 20 Jahren hatten PCs Festplatten, die waren so groß, dass heutzutage darauf nicht mal fünf Minuten Videoclip Platz hätten. Davon abgesehen konnte man mit diesen Geräten aber schon eine große Menge der Aufgaben erledigen, für die auch heute noch Computer verwendet werden. In vielen Fällen ist nämlich nur die Verpackung größer geworden, nicht der Inhalt. Lange Rede kurzer Sinn: Beherzigen Sie weiterhin das Prinzip der Sparsamkeit. Nicht jeder hat mehrere Gigabyte Postfach-Speicher, mehrere hundert Gigabyte Festplatte und den ultimativ schnellen DSL-Anschluss. Gerade bei Bilddateien stellt sich die Frage: Wofür sollen sie (weiter)verwendet werden? Möchte man die Bilder anschließend aus- bzw. abdrucken? Wenn ja wie groß? Oder soll nur kurz am Bildschirm etwas gezeigt werden? Rechnen Sie die Bilder vor dem Versand also bei Bedarf klein. Und wenn’s ganz viele sind, und es nicht ganz eilig sein muss, empfiehlt sich vielleicht auch mal der Versand einer CD mit der guten alten Post. Und noch etwas: Wer nicht genau weiß, welche Software der Empfänger hat und auch keine Spezialaktionen plant, der versendet bitte nur JPEG oder (weil etwas moderner) PNG-Dateien, keine BMPs, PSDs, EPSs und was der Formate mehr sind. Und bitte, bitte: Auch keine in Word-Dokumente eingebetteten Bilder.

9. Du sollst das HTML-Format meiden

Jetzt wird’s noch ein bisschen technischer. Mittels HTML lässt sich eine Email (auch ohne Anhänge) optisch aufpeppen. Deshalb ist das auch das bevorzugte Format für Werbemails. Es ist aber aber auch ein Format, in dem sich durchaus unangenehme Gimmicks (sprich Computer-Schädlinge) unterbringen lassen. Gescheite Mail-Software hat deswegen standardmäßig HTML deaktiviert (genauso wie die automatische Anzeige von eingebetteten Bildern). Weniger gescheite E-Mail-Software hat HTML als Standardformat auch beim Verfassen von Mails eingeschaltet. Wenn Sie eine weniger gescheite Software haben, besorgen Sie sich gescheite oder finden Sie heraus, wie sich HTML deaktiveren lässt. In den allermeisten Fällen reicht das reine Textformat (Rich-Text geht auch), nicht nur weil es völlig ungefährlich, sondern auch (da haben wir’s wieder) am sparsamsten mit Speicherplatz umgeht. Sie wollen doch Infos verbreiten und keine Gimmicks, oder? Und wenn’s doch auf die Optik ankommt, verwenden Sie einen Anhang – am besten im pdf-Format (siehe 2. Gebot).

10. Du sollst gleich zur Sache kommen

Auch das ist eine Form von Höflichkeit. Gehen Sie davon aus, dass Ihr E-Mail-Partner nicht nur ihre Mail zu lesen und zu bearbeiten hat, sondern noch viele andere. Er wird sich sehr darüber freuen, wenn er schnell erfährt, worum es geht und er sich nicht erst durch ausschweifende Erläuterungen kämpfen muss. Wenn Sie allerdings noch nie mit jemandem zu tun hatten, empfiehlt es sich durchaus, sich erstmal ganz kurz vorzustellen, bevor man sein Anliegen vorträgt.

Tags: Allgemein

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